Vezetői túlterheltség: mit árul el rólad a naptárad?

Ha vezetőként azt érzed, hogy folyamatosan rohansz, mégsem jut időd azokra a dolgokra, amelyek igazán fontosak lennének, érdemes egyszer nem a feladatlistádat, hanem a naptáradat megnézned.

Nem azért, mert minden vezetői túlterheltség időgazdálkodási probléma lenne. Sok esetben egyáltalán nem az. Lehet mögötte létszámhiány, irreális célkitűzés, rosszul elosztott felelősség, túl sok szervezeti szint, vagy egyszerűen annyi feladat, amennyi reálisan nem fér bele egy vezető munkaidejébe.

A naptár mégis sokat elárul arról, hogyan működsz ezek között a körülmények között. Megmutatja, mire megy el az időd, hány ponton függ tőled a működés, mennyi idő marad valódi vezetői munkára, és azt is, hogy a munkanapod valóban akkor ér-e véget, amikor az utolsó meeting befejeződik.

Egy vezető naptára ebből a szempontból szinte térképként működik. Nem diagnosztizálja a kiégést, de nagyon jól láthatóvá teheti azokat a működési mintákat, amelyek hónapokon keresztül fenntartva komoly túlterheléshez vezethetnek.

Egy tele naptár önmagában még nem probléma

A vezetői szerep természetes része, hogy vannak intenzív időszakok. Éves tervezés, negyedévzárás, átszervezés, új rendszer bevezetése vagy egy komolyabb üzleti probléma idején senki nem várja el, hogy a naptárad félig üres legyen.

A kérdés inkább az, hogy mi történik az intenzív időszak után.

Ha van néhány nehezebb hét, majd visszaáll egy kezelhetőbb működés, az egészen más helyzet, mint amikor hónapokon keresztül mindig van valami, ami miatt „most még nem lehet lassítani”.

Az egyik héten projektzárás van, a következőn vezetői értekezlet, utána audit, aztán szabadságolások miatti létszámhiány, majd indul a következő projekt. Az egyes okok külön-külön teljesen indokoltnak tűnnek, csak közben soha nem érkezik el az a hét, amikor valóban csökkenne a terhelés.

Ez az egyik olyan jel, amit érdemes komolyan venni. Nem feltétlenül az a gond, hogy most sűrű a naptárad, hanem az, ha már nem tudod felidézni, mikor nem volt az.

Mennyi levegő van egy átlagos munkanapodban?

Érdemes megnyitnod egy átlagos keddet vagy szerdát.

Ha azt látod, hogy 9:00 és 16:00 között egymást érik a félórás és egyórás meetingek, első pillantásra akár kifejezetten hatékonynak is tűnhet a napod. Nincs üresjárat, minden perc ki van használva.

A probléma az, hogy az emberi figyelem nem naptárblokkok szerint működik.

Egy meeting után gyakran marad valami, amit át kell gondolni, fel kell írni vagy el kell intézni. Lehet, hogy született egy döntés, amit kommunikálnod kell. Valakinek vissza kell írnod. Az előző beszélgetésből maradt benned egy kérdés, amelyet még nem zártál le.

De már kezdődik is a következő egyeztetés.

Ha ez egész nap így megy, akkor nemcsak sokat dolgozol, hanem folyamatosan egyik témából, szerepből és problémából váltasz át a másikba. Fél órája még költségvetésről beszéltél, most egy munkatársi konfliktust kezelsz, utána ügyfélmegbeszélés következik, majd egy vezetői döntést kell meghoznod.

Ez a fajta folyamatos mentális váltás önmagában is fárasztó.

Ezért egy vezető naptáránál nemcsak azt érdemes nézni, hogy hány meeting van benne, hanem azt is, hogy marad-e időd két feladat között feldolgozni azt, ami történt.

Mi történik a gondolkodási időddel?

Van a vezetői munkának egy része, amely kívülről nem túl látványos, mégis alapvető.

A gondolkodás.

Annak átgondolása, hogy merre tart a területed. Mit kellene másképp csinálni. Hol van elakadás a csapatban. Melyik problémára reagáltok hónapok óta ugyanazzal a megoldással, miközben valójában magát az okot kellene megszüntetni.

Ehhez nem feltétlenül külön „stratégiai nap” kell. Valamennyi zavartalan figyelmi tér azonban igen.

Ha a teljes munkaidődet mások meetingjei, kérdései és sürgős ügyei töltik ki, akkor a saját vezetői gondolkodásod többnyire oda kerül, ahová még befér: kora reggelre, estére, az autóba vagy a hétvégére.

Ez nagyon fontos jelzés.

Ha rendszeresen munkaidőn kívül kell elvégezned azt a gondolkodási munkát, amely a vezetői szereped része, akkor valójában nem fér bele a teljes munkád a munkanapodba.

Nem biztos, hogy az a megoldás, hogy este még hatékonyabban gondolkodj. Lehet, hogy a nappali működésedből kell helyet felszabadítani.

Milyen ügyekhez szükséges valóban a jelenléted?

A túlzsúfolt vezetői naptárak egyik érdekes sajátossága, hogy nem feltétlenül csak fontos dolgokkal vannak tele.

Tele vannak olyan dolgokkal is, amelyeknél valamikor kialakult az a szokás, hogy a vezető ott van.

• „Jobb, ha én is hallom.”
• „Hátha döntést kell hozni.”
• „Mindig részt vettem rajta.”
• „Nem szeretném, ha nélkülem beszélnék meg.”

Ezek egyenként teljesen érthető gondolatok. Ha azonban hetente tíz-tizenöt meeting mögött ugyanez a logika áll, akkor már érdemes feltenni a kérdést: valóban mindenhol szükség van rád?

Különösen középvezetőként könnyű ebbe belecsúszni. Felülről érkeznek a vezetői meetingek, státuszok, riportok és egyeztetések, miközben a saját csapatodnak is szüksége lenne rád. Mire mindkét oldal igényeit kielégíted, a saját vezetői munkádra marad a nap vége.

Felsővezetőként, cégvezetőként vagy vállalkozóként ugyanez más formában jelenhet meg. Mivel a végső felelősség valóban nálad van, könnyen összemosódik két dolog: felelős vagy érte, ezért személyesen is részt kell venned benne.

Pedig a kettő nem ugyanaz.

A vezetői felelősség egyik fontos része éppen annak kialakítása, hogy mely döntéseknek kell eljutniuk hozzád, és melyeknek nem.

 

A naptárad a delegálásról is mesél

Érdemes megnézni, hány rendszeres esemény szerepel a naptáradban azért, mert valamikor szükség volt rá.

Lehet egy heti státusz, amelyet azért vezettetek be, mert egyszer elcsúszott egy projekt. Egy jóváhagyási meeting, amely egy korábbi hibából maradt vissza. Egy olyan operatív egyeztetés, amelybe eredetileg csak néhány hétre kapcsolódtál be, de két éve még mindig ott ülsz.

A szervezetek nagyon jók új meetingek létrehozásában, a megszüntetésükben már sokkal kevésbé.

Ezért egy vezető naptára idővel tele tud nőni olyan elemekkel, amelyek egy korábbi működés lenyomatai.

Egy egyszerű kérdés sokat segíthet: Ha ezt a meetinget ma kellene először létrehoznunk, ugyanígy megszerveznénk?

Ha a válasz nem, valószínűleg érdemes újragondolni.

Nem feltétlenül a meetingek száma a probléma

Gyakran hallani vezetőktől, hogy „túl sok meetingem van”. Ez lehet teljesen igaz, de önmagában a darabszám még nem mutatja meg a problémát.

Egy jól vezetett, döntésorientált meeting értékes lehet. Négy ilyen találkozó egy napban néha kevésbé terhelő, mint két olyan, amely szétszedi a napodat, nem világos a célja, és valójában nincs is szükség arra, hogy végig jelen legyél.

Egy-egy meetingnél érdemes végiggondolnod:

• Mi történne, ha nem vennél részt rajta?
• Valódi döntés születik, vagy csak információt cseréltek?
• Szükség van a jelenlétedre végig, vagy csak bizonyos pontokon?
• Megoldható lenne ugyanez rövidebben, írásban vagy kisebb körben?
• A találkozó segíti a vezetői munkádat, vagy kiszorít belőle?

Nem azért, hogy minden második meetinget törölj. Hanem azért, hogy a naptárad ne automatikusan épüljön.

Hányszor mondasz automatikusan igent?

Van egy nagyon egyszerű, de kellemetlen gyakorlat.

Nézd meg az előző két heted meetingjeit, és gondold végig, melyiknél döntötted el tudatosan, hogy ott akarsz lenni.

Nem azt kérdezem, hogy rákattintottál-e az „Elfogadás” gombra.

Hanem azt, hogy tényleg feltetted-e magadnak a kérdést: szükséges itt lennem?

A vezetői naptár sokszor azért telik meg, mert a meetingmeghívás automatikusan kötelezettséggé válik. Ha nincs más esemény az adott időpontban, elfogadod.

Néhány hét alatt így eltűnik az összes szabad idő.

Ennek már nemcsak időgazdálkodási, hanem határhúzási oldala is van.

Vezetőként tudsz-e olyan mondatokat mondani, hogy „ezen nincs szükség rám”, „ezt döntsétek el nélkülem”, „küldjetek róla egy rövid összefoglalót”, vagy „az első húsz percben ott leszek, utána folytassátok nélkülem”?

Nem minden szervezeti kultúrában könnyű ezt megtenni. De ha soha nem történik meg, a naptárad nagyon gyorsan mások prioritásainak gyűjtőhelyévé válik.

Mikor kezdődik és mikor ér véget valójában a munkanapod?

A naptár ebben is tud csalni:

• Lehet, hogy az első bejegyzésed reggel nyolckor van. Ha azonban fél hétkor már a telefonodon olvasod az üzeneteket, akkor a munkád valójában nem nyolckor kezdődött.
• Ugyanez igaz este is. Ha az utolsó meeting fél ötkor befejeződik, de vacsora után rendszeresen visszaülsz még egy órára, a munkanapod nem fél ötkor ért véget.

Különösen cégvezetőknél és vállalkozóknál mosódhat el ez a határ. Mivel nincs feltétlenül hivatalos munkanap, mindig lehet még egy ügyfélnek válaszolni, egy ajánlatot átnézni vagy egy problémát végiggondolni.

A munka pedig természeténél fogva hajlamos kitölteni a rendelkezésére álló teret.

Ezért a naptárauditnál ne csak a bejegyzéseket nézd. Gondold végig azt is, mennyi láthatatlan munka van körülöttük.

Mit törölsz először, amikor valami közbejön?

Ez szerintem az egyik legérdekesebb vezetői naptárkérdés.

Tegyük fel, hogy beírtál magadnak másfél órát stratégiai gondolkodásra vagy egy fontos feladat elvégzésére. Aztán érkezik egy meetingmeghívó ugyanarra az időpontra.

Mi mozdul?

Sok vezetőnél automatikusan a saját blokk.

Hiszen a meetingben más emberek is vannak, a saját idődet pedig bármikor át lehet tenni.

Csakhogy ha ez rendszeresen megtörténik, a stratégiai gondolkodás, a tervezés és a saját vezetői munka lassan mindig maradék idővé válik.

Ezek azonban nem luxusfeladatok.

Nem „ha lesz rá idő” kategóriák.

A vezetői munka részei.

Egy egyszerű naptáraudit

Ha kíváncsi vagy arra, mit mutat a saját naptárad, nézd végig az előző két-három hetet. Ne csak a következő hetet, mert azt még könnyen idealizálhatod. A múlt már megmutatja, mi történt valójában.

Öt kérdést érdemes végiggondolnod:

1. Mennyi időt töltöttem olyan ügyekkel, amelyekhez valóban szükség volt rám?
   Nem az a kérdés, hogy fontos volt-e a téma, hanem hogy szükséges volt-e hozzá a te személyes jelenléted.
    
2. Mennyi megszakítás nélküli idő maradt valódi vezetői munkára?
   Nem a meetingek közötti tíz percekre gondolok, hanem olyan időre, amikor valóban tudtál gondolkodni vagy elmélyülten dolgozni.
    
3. Mely rendszeres meetingeket tartjuk fenn megszokásból?
   Különösen érdemes megnézni azokat, amelyeknek már senki nem tudja pontosan megfogalmazni a célját.
    
4. Mit végzek rendszeresen munkaidőn kívül?
   Ez mutatja meg legjobban, mi az, ami valójában már nem fér bele a munkanapodba.
    
5. Ha egy hétre eltűnnék, mely döntések és folyamatok állnának meg?
   Ha a válasz az, hogy szinte minden, akkor valószínűleg nem csak a naptárad túlzsúfolt. A működés is túlzottan rád támaszkodik.

Nem az a cél, hogy üres legyen a naptárad

Egy vezetői szerep lehet intenzív. Nem kell minden délutánt üresen hagyni, és az sem reális elvárás, hogy soha ne legyen sűrű heted.

A cél inkább az, hogy a naptáradban legyen hely annak a munkának is, amiért vezetőként valóban felelős vagy.

Legyen lehetőséged gondolkodni, előre nézni, fejleszteni az embereidet és fontos döntéseket előkészíteni. Ne minden folyamat személyesen rajtad keresztül fusson, és legyen olyan pont a hét során, amikor a munka ténylegesen véget ér.

Ha ezek tartósan hiányoznak, akkor valószínűleg nem az a megoldás, hogy még ügyesebben préseld bele ugyanazt a munkamennyiséget ugyanabba az időbe.

Lehet, hogy magát a működést kell megváltoztatni.

Mit mutat a te naptárad?

Nyisd meg az előző hónapot, és próbáld meg úgy nézni, mintha nem a saját naptárad lenne.

• Mit gondolnál arról a vezetőről, akinek ezt látod?
• Van ideje gondolkodni?
• Van tere vezetni?
• Vagy egyik meetingből megy a másikba, miközben a valódi munkáját reggel, este és a találkozók közötti réseken próbálja elvégezni?

A naptárad nem fogja megmondani, hogy kiégtél-e.

De nagyon pontosan megmutathatja, milyen rendszerben próbálsz nap mint nap helytállni.

És néha már ez is elég ahhoz, hogy megértsd, miért érzed úgy, hogy egész nap dolgozol, mégis egyre kevesebb időd marad valóban vezetni.

Ha szeretnél külső nézőpontból ránézni arra, hogyan épül fel jelenleg a vezetői heted, és mely pontokon termelődik újra a túlterhelésed, egy vezetői helyzetfeltáró beszélgetésen közösen végignézhetjük a működésedet és a lehetséges változtatási pontokat.